вторник, 15 октября 2013 г.

Тема 18: Приложения для повышения эффективности работы

Автор ремикса: Петрова Оксана

ЗНАКОМИМСЯ:

О поддержке производительности на рабочем месте
Современный человек уже привык к гибкости своих мобильных устройств, что позволяет ему находиться «онлайн» независимо от места пребывания. Каждый уже хочет иметь возможность работать и учиться тогда, когда у него самого есть для этого время и там, где он находится (на работе, в библиотеке или на пикнике в лесу).


Компания Cisco в своем исследовании отметила, что 66% респондентов предпочтут устроиться на работу с более низкой заработной платой, но с большей гибкостью графика, которую могут обеспечить мобильные технологии и социальные медиа.  Мобильность сегодня является важным фактором поддержки производительности труда, поэтому неуклонно растет ценность сотрудников, овладевающих рядом специальных приложений, способных помочь им добиться своей цели эффективно и результативно, грамотно организовать свои задачи, спланировать деятельность и управлять своим временем.


В этой теме библиотекари смогут познакомиться с некоторыми приложениями  для мобильных устройств - Remember the Milk, Календарь Google, ЛидерТаск, Doodle, Pomodoro, которые помогут научиться управлять своим временем. С их помощью можно будет организовать задачи, составить расписание дел и мероприятий, получать напоминания.



Прежде чем оценить возможности различных приложений к мобильным устройствам, надо решить для каких задач планируете применять: для личного тайм-менеджмента, для коллективного или для решения смешанных задач. Библиотекарю важно организовать и рутинные профессиональные действия и организовать работу с читателями.

В чем незаменимость таких приложений для мобильных устройств
Записи делаются в одном месте - на компьютере, смартфоне или планшете, И их можно видеть на всех устройствах тогда, когда это необходимо. Вы получаете напоминания, оповещения о выполнении запланированного дела в конкретное время или в конкретном месте.

Вы всегда и всё помните, потому что у Вас все записано и назначено по времени и месту.

Полная видимость = полный контроль. Приложения дают наглядный обзор Вашей деятельности. Вы имеет полную картину происходящего, начиная от плана на этот час, до глобальных планов.

Удобство применения. Всегда под рукой. Быстрый доступ к плану и напоминания. Хранение абсолютно любой информации. Вы сможете легко хранить всю сопутствующую информацию (документы, изображения, схемы) которая относится к какому либо пункту плана.

Гибкий интерфейс. Вы сможете настроить интерфейс полностью под себя: расположение основных панелей, оформление дерева задач, раскраска категорий задач, гибкие настройки и многое другое.

ИССЛЕДУЕМ:

Прежде чем оценить возможности приложений, надо решить, для каких задач планируется их применять: для личного тайм-менеджмента, для коллективного или для решения смешанных задач. Библиотекарю важно организовать и рутинные профессиональные действия и организовать работу с читателями.
Все приложения можно разделить на два типа:
  • органайзеры - помогают спланировать время и организовать других людей для решения совместных задач.
  • таймеры - помогают сконцентрироваться на личном выполнении какого-то важного дела.

Органайзеры:

Календарь Google - личный и/или коллективный органайзер для ведения списков дел, с указанием даты и времени их проведения. Для пользования календарем, как и другими сервисами Google необходимо иметь аккаунт в Gmail.

Вы можете вести сразу несколько календарей:
  • личный (только вы будете видеть события, касающиеся только вас)
  • рабочий (отмечаете все дела и время их выполнения, связанные с вашими должностными обязанностями; отмечаете все события - занятия по информационной культуре, консультации, совещания с коллегами, конференции, семинары, встречи, клубы и т.п.)
  • проектный (вы ведете проект и создаете календарь своего проекта, отмечая все сроки, встречи…)
  • календарь конкурсов, олимпиад, проектов
Вы можете просматривать все события дня, недели, месяца. Регулировать, корректировать события с тем, чтобы рациональнее распределить свое время.

Вы можете встроить любой публичный календарь в блог или сайт и тем самым координировать работу читателей, сотрудников.

Вы можете настроить:
  • оповещение тех людей, кто имеет доступ к конкретному календарю, по электронной почте или смс
  • приглашение на мероприятие, указывая программу
  • напоминание о событии.
ЛидерТаск - приложение органайзер для личного использования и работы в команде. Есть русскоязычная версия. Для мобильных устройств версия бесплатна.

Приложение позволяет эффективно организовать работу библиотекаря:
  • Планировать день, неделю, месяц. Для этого вносит все дела, проекты, мероприятия. Все контакты сотрудников, читателей, партнеров всегда под рукой. Поэтому легко отправить приглашение, напоминание о событии. В любой момент с помощью компьютера или мобильного устройства можно просмотреть список дел на выбранный период. Можно настроить получение напоминаний в нужное время (за некоторое время до события).
  • Синхронизация дел на всех своих мобильных устройствах, что обеспечивает доступ в любой момент времени к полной информации.
  • Организация совместной работы. Если вы руководите группой людей, ведете проект с читателями, можете поручить выполнение задачи конкретным людям и отслеживать их выполнение. Вы всегда будете точно помнить кому поручили дело и к какому сроку оно должно быть выполнено. К указанному сроку выполнения вы и исполнитель получите напоминание о том, что дело должно быть выполнено.
Подробнее о возможностях сервиса
Remember the Milk - это календарь и список задач, которыми вы можете управлять повсюду как онлайн, так и оффлайн.

О запланированных делах Remember the milk напоминает через почту, SMS или через системы мгновенного обмена сообщениями (ISQ, Skype, Jabber, Google Talk и т.д.).

Можно вести отдельные дела коллективно.

Самый большой плюс программы — это ее функция «Место на карте для задач». Вы можете ввести адреса мест, куда необходимо зайти. Каждый раз, когда вы будете проходить мимо, Remember the milk будет напоминать о соответствующей задаче.

Например, нужно купить журнал или книгу. Идете мимо книжного магазина и про покупку забываете, а Remember the milk не забудет и напомнит.

Подробнее о применении приложения
Doodle - отлично подходит для координации времени встреч с большой группой людей.

Вы можете планировать совместно время читательской конференции, встречи с писателем или издателями, встречу проектной группы и т.п.

У приложения удобный интерфейс

Для использования Doodle не нужна регистрация. Необходимо создать "событие" и ввести даты и время. Пригласить участников. После получения приглашения приглашенный может просмотреть предстоящее событие, принять решение об участии.

Вы таким образом получаете информацию о том, кто планирует посетить мероприятие.
Существуют приложения для iOS и Android.

Подробнее о применении приложения
TimeLift (Лифт) - это приложение для тех, кто одновременно реализует несколько проектов или решает несколько крупных задач.

Помогает лучше управлять временем, ставить цели, осуществлять мониторинг прогресса, делиться промежуточными и итоговыми результатами работы с группой.

Для работы надо совершить три простых шага:
  • Поставить цели
  • Увидеть свой прогресс (приложение представит вам отчет о том, что и как вы сделали)
  • Получать поддержку от группы: совет, напоминания, взаимоконтроль сроков, обмен информацией о состоянии и ходе проекта. Информация о степени выполнения задач публикуется в процентах. Эта информация действует как напоминание, мотиватор.

TimeLift позволяет пользователям обмениваться фотографиями, чтобы показать состояние и ход выполнения проекта, оставлять комментарии, чтобы спросить и получить помощь, советы, рекомендации и поделиться опытом, чтобы помочь членам команды успешно закончить свои проекты.

Таймеры:


Pomodoro - это таймер, основанный на 25-минутых усилиях по концентрации внимания и систематических 5-минутных перерывах. Суть метода — четко разграничить время для работы и отдыха.

Как использовать Pomodoro?
  1. Создаем список задач.
  2. Выбираем задачу, которую нужно выполнить.
  3. Устанавливаем в приложении таймер на 25 минут.
  4. Работаем над задачей, максимально концентрируясь, стараясь в это время не отвлекаться.
  5. Берём 5-минутный перерыв, даже если задача до конца не решена. 
  6. После перерыва вновь заводим Pomodoro на 25 минут для продолжения решения задачи (если она не была решена) или для решения новой задачи.
  7. После четырёх рабочих периодов (работа 25 минут + перерыв 5 минут), берём длительный перерыв в 15-30 минут.
Приложения Pomodoro разработаны для ОС iOS и Android.

Pomodoro 0.28 интегрирована с Twitter, что позволяет сообщать друзьям о своих текущих действиях.

Подробнее о применении приложения.


ИЗУЧАЕМ:
  • Познакомьтесь с опытом организации тайм-менеджмента библиотекарей Измеряем время в помидорках: тайм-менеджмент на службе библиотекарей
  • Посмотрите примеры встраивания публичных календарей в блог или сайт. Подумайте, как функции календаря помогут вам эффективнее организовать взаимодействие с читателями и сотрудниками библиотеки, с учителями:
  • Попробуйте работать с Календарем Google
    • если у вас есть аккаунт в Gmail, то у вас есть календарь
    • откройте сервис “Календарь” и рассмотрите интерфейс. Помощь в работе
    • создайте календарь
    • выберите способ оповещения календаря (смс, по электронной почте, всплывающие окна)
    • создайте несколько событий предстоящей недели
    • создайте событие, на которое пригласите участников
    • создайте регулярно повторяющееся событие
    • просмотрите свой календарь на неделю, на отдельный день
    • создайте календарь, который будете вести совместно с коллегами
    • пригласите коллег к ведению календаря
    • попробуйте совместно с коллегами внести мероприятия в совместный календарь
    • попробуйте функцию “Задачи” 
  • Познакомьтесь с другими органайзерами и таймерами. Выберите и установите себе на мобильное устройство приложение. Изучите интерфейс. Попробуйте применить приложение для организации своей работы:
  • Кроме описанных приложений попробуйте: 
Продолжайте знакомиться с материалами по теме на нашей доске Pinterest




РАЗМЫШЛЯЕМ:
  • Можете ли Вы использовать мобильные приложения (Календарь Google, ЛидерТаск, Remember the Milk) для управления, организации, взаимопомощи и контроля работы команд в библиотечном проекте?
  • Предложите примеры использования приложений-таймеров чтобы чередовать время активной работы и отдыха. Можно ли предложить применение таймеров читателям? Попробуйте организовать этот процесс с помощью приложения Pomodoro.
  • Как можно организовать и согласовать консультации для группы школьников или забронировать время встречи членов клуба с помощью приложений-органайзеров? 
  • Можно ли использовать приложение TimeLift для организации непрерывного библиотечного образования, которое позволило бы библиотекарям устанавливать свои собственные цели обучения и отслеживать их прогресс?

Это сообщение является ремиксом от 23mobilethings.net - Thing 18: Productivity apps

Комментариев нет:

Отправить комментарий